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Riesenbeck IT-Lösungen
Fragen und Antworten zur elektronischen Datenübermittlung für Ärzte

Wir verstehen uns in erster Linie als Dienstleister und Lösungsanbieter. Daher haben wir im Zuge unseres Rundumservice für Arztpraxen die wichtigsten Informationen zu neuen Technologien und Entwicklungen in der Medizin-Branche sowie der Informations-Technologie für Sie zusammengestellt.

Internet & Heimarbeit

Spätestens seit der Einführung der Onlineabrechnung im ersten Quartal 2011 verfügen mittlerweile nahezu alle Praxen über einen Internetzugang. Doch neben der Übermittlung der Abrechnungsdateien können zahlreiche weitere Anwendungsszenarien wie die Einführung des Online-Rollouts zur eGK, Fernwartung, Arbeit vom Heimarbeitsplatz oder aus der Nebenbetriebsstätte, sowie Austausch von Arztbriefen und Informationen an andere medizinische Einrichtungen, den Praxisablauf erleichtern. Die Sicherheit der Patientendaten muss hierbei allerdings gewährleistet bleiben und sollte jederzeit oberste Priorität haben.

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Blanko-Formular-Bedruckung

Die so genannte Blanko-Formular-Bedruckung bietet eine gute Möglichkeit viel Zeit und Energie zu sparen, indem Sie sich die Bereithaltung diverser Formulare sowie das lästige Einlegen des richtigen Formulars ersparen können. Bei der BFB nutzen Sie spezielles Blanko-Papier der gängigen Formate DIN A4 und DIN A5, das ihnen durch ihre zuständige KV zur Verfügung gestellt wird. Auf das Blanko-Papier wird mittels eines speziell dafür ausgelegten Laser-Druckers der Formular-Inhalt samt notwendigem Formular auf das Papier gedruckt.

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Umstellung von Windows XP & Office 2003

Der Support und somit die Bereitstellung von Sicherheitsupdates der Produkte Microsoft Windows XP (SP3) und Microsoft Office 2003 enden am 8. April 2014. Ab diesem Zeitpunkt werden alle neu auftretenden Sicherheitslücken nicht mehr mittels Updates geschlossen. Betroffene Systeme dürfen demnach keinesfalls mehr mit dem Internet verbunden sein. Doch auch im Offline-Betrieb ergeben sich Produktivitäts- und Sicherheitsprobleme, weshalb ein Upgrade auf Windows 7 bzw. Office 2010 dringend empfohlen wird. Um einen reibungslosen Praxisablauf zu gewährleisten sollten Sie bereits jetzt den Austausch oder ein entsprechendes Upgrade planen.

Offizielle Informationen von Microsoft finden Sie hier.

Datensicherung

Das höchste und schützenswerteste Gut ihrer Arztpraxis sind die Patientenakten. Um eine verlustfreie Speicherung sicherzustellen sind tägliche Datensicherungen unerlässlich. Wir empfehlen die Verwendung einfacher und sicherer Technologien wie Sicherung auf speziellen stoßsicheren Festplatten. Datensicherungen auf DVD oder per Bandlaufwerk sind ebenfalls möglich, bergen jedoch einige Gefahren in der Handhabung. Bei der Auswahl der für ihre Belange optimalen Sicherungsmethode unterstützen wir sie gern. Die nötige Software bieten wir selbstverständlich ebenfalls an.

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Virenschutz

Die Bedrohungssituation durch Computerviren steigt täglich. Jede Stunde werden von den Viren-Laboren der führenden Anti-Viren-Software-Hersteller tausende neue Viren analysiert. Ein entsprechender Schutz ihres Praxisnetz und ihrer Patientendaten ist daher unausweichlich. Sofern Sie online arbeiten, ist ein tagesaktueller Virenschutz ebenso erforderlich, wie das Schloss in ihrer Praxis-Tür. Doch auch wenn ihre Praxis nicht mit dem Internet verbunden ist, müssen Sie sich gegen Bedrohungen (z.B. durch USB-Sticks, Patienten-CDs o.ä.) schützen. Neben den bekannten Virenerkennungsfunktionen sind auch Kontrollfunktionen implementierbar.

S3 als Praxissoftware

Als Vertriebspartner der Region Nord bieten wir das Praxis-Verwaltungs-System »S3« der Firma Mediamed Systec an. Dabei handelt es sich um eine leistungsstarke, übersichtliche und klar strukturierte Verwaltungs-Software, mit der Sie ihren Praxisalltag sowie alle damit verbundenen Anforderungen spielend meistern können. Die Software zeichnet sich dabei durch einfache Bedienung und ein ausgewogenes Preis-Leistungs-Verhältnis aus. Eine telefonisch gut erreichbare und kompetente Service-Hotline bietet bestmöglichen Service für Sie als Anwender.

Quincy Win als Praxissoftware

Als autorisierter FREY-Partner vertreiben wir die Praxissoftware Quincy Win im norddeutschen Raum. Quincy Win zeichnet sich durch intuitive Bedienung, übersichtliches Design und ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis aus. Alle für den Praxisalltag relevanten Funktionen können schnell und einfach bedient werden. Zeit- und kostenaufwändige Schulungen werden somit minimiert. Für Fragen steht eine kompetente und freundliche Hotline jederzeit gern zur Verfügung. Dank geringer Systemvoraussetzungen ist im Falle eines Praxissoftware-Wechsels keine gleichzeitige Hardware-Neuanschaffung nötig.

Eigener Webauftritt mit Online-Terminvergabe

Ein ernstzunehmender Teil der Patienten plant seinen Arztbesuch zuvor im Internet. Sei es, um einen Arzt der geeigneten Fachrichtung zu finden, oder nur Adresse, Kontaktdaten oder Öffnungszeiten nachzuschlagen. Ein moderner und ansprechender Webauftritt ist daher für ihre Praxis unterlässlich und bildet ihr Aushängeschild im Internet. Eine Online-Terminvergabe bietet dem Patienten zusätzlich einen schnellen Service ohne Wartezeit und spart Personalressourcen in ihrer Praxis. Auch Rezeptbestellung und benötigte Überweisungsscheine können bereits online vorgemerkt werden, um ihren Praxisablauf noch zu optimieren.

Elektronische Dokumentenverarbeitung

Zur Vermeidung platzraubender und unhandlicher Papier-Akten sowie Archivsysteme setzen immer mehr Praxen auf papierlose Dokumentation um die Abläufe in der Praxis zu optimieren, Suchvorgänge zu verkürzen und eine rechtssichere Archivierung mittels digitaler Datensicherung zu realisieren. Wir bieten dabei eine optimierte Kombination aus leistungsstarken Scan-Systemen und funktionsstarker Archivierungssoftware an. Profitieren auch Sie von der Zeit- und Platzersparnis für ihre Praxis.

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Sichere Stromversorgung

Ein Ausfall der Stromversorgung oder eine Überspannung – beispielsweise durch Blitzschlag – kann schnell zu Datenverlust und/oder physikalischen Schäden an der EDV-Anlage führen. Diese Gefahren lassen sich durch die Anschaffung einer unterbrechungsfreien Stromversorgung (USV) für Server und kritische IT-Geräte, sowie Überspannungsschutz-Vorrichtungen für Arbeitsplätze, minimieren. Auf diese Weise wird Schaden an der Hardware verhindert, Datenverlust vermieden und ein unterbrechungsfreier Praxisablauf gewährleistet.

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Die elektronische
Gesundheitskarte (eGK)

Der Basis-Rollout der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) wurde Ende 2011 abgeschlossen. Im Zuge dessen wurden alle Praxen mit entsprechenden BCS-Terminals ausgestattet, um die neuen Karten verarbeiten zu können. Sukzessive werden nun alle noch im Umlauf befindlichen herkömmlichen Versicherungskarten (KVK) ausgetauscht. In der nächsten Rollout-Stufe werden nun erste Online-Dienste aktiviert, was eine Online-Anbindung der BCS-Lesegeräte erfordert.

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EC-Karte als Zahlungsmittel

Die Akzeptanz von EC-Karten als Zahlungsmittel für Praxisgebühr und IGEL-Rechnungen erhöht ihre Liquidität und vereinfacht ihre Praixsabläufe. In der Regel können Sie bereits am nächsten Werktag über die eingezogenen Beträge verfügen. Gleichzeitig wird ihr Mahnwesen reduziert, ihr Praxispersonal entlastet und das Diebstahl- bzw. Überfallrisiko gemindert. Die verwendeten Geräte verfügen zudem über einen zusätzlichen Kartenschacht, über den sich auch eGK-Versicherungskarten lesen lassen. Ein Belegdrucker ist ebenfalls schon integriert.

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Spracherkennung & Sprachsteuerung

Die Steuerung ihrer Praxissoftware sowie aller gängigen Softwareprogramme mittels natürlicher Sprache ist wohl die spektakulärste Innovation in den letzten Jahren. Sie ermöglicht ihnen, Texte direkt in die Karteikarte des Patienten zu diktieren oder beispielsweise ein Rezept auszustellen, ohne dabei die Tastatur oder die Maus zu benutzen. Die tägliche Arbeit wird dabei erheblich beschleunigt und vereinfacht. Ein auf diese Weise diktierter Arztbrief lässt sich erheblich schneller erstellen, als es derzeit mittels Tastatureingaben möglich ist. Der Zeitaufwand ist in etwa mit einem herkömmlichen Diktat vergleichbar – die anschließende Dokumentenerstellung durch eine Schreibkraft entfällt jedoch.

Datensicherheit und Datenschutz

Nach den neusten Novellierungen des Bundes-Datenschutz-Gesetzes (BDG) ist jede Praxis mit 10 oder mehr Mitarbeitern verpflichtet, einen dedizierten Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Pflichten und Anforderungen sind jedoch umfänglicher, als die meisten Praxisinhaber vermuten. Um ihnen bestmögliche Informationen zu diesem Thema zur Verfügung zu stellen arbeiten wir mit einem Kooperationspartner zusammen, der bereits mehr als 30 Jahre Erfahrung auf diesem Gebiet gesammelt hat.

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RFID als Zugangssicherung

Schützen Sie ihre Patientendaten vor unbefugtem Zugriff indem Sie ihre Computer mit Funk-Schlüsseln absichern. Den Schlüssel tragen Sie dabei wie ihren Autoschlüssel in der Tasche – sobald Sie sich einem PC-Arbeitsplatz nähern entsperrt dieser den Computer vollautomatisch sodass Sie ohne weitere Eingaben wie gewohnt arbeiten können. Sobald Sie sich mehr als 80cm vom Computer entfernen, sperrt eine Software den PC umgehend, sodass niemand in einem unbemerkten Augenblick persönliche Daten anderer Patienten einsehen kann.

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Online-Abrechnung

Bereits seit Anfang 2011 ist die Abgabe der KV-Abrechnung bei den Kassenärztlichen Vereinigungen ausschließlich online möglich. Der zeitaufwändige und umständliche Versand von Datenträgern entfällt somit. Doch auch beim Onlineversand ergeben sich schnell Problemstellungen bezüglich Sicherheit und Handhabung. Um ihnen unkomplizierte und gleichzeitig sichere Lösungswege aufzeigen zu können, haben wir für Sie die wichtigsten Fragen zu diesem Thema zusammengestellt und beantwortet.

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Die GUS-Box als Kommunikationsserver

Als Vertriebspartner der Praxissoftware-Hersteller FREY, sowie Mediamed Systec bieten wir Ihnen eine umfassende Kommunikationslösung die bei einfacher Bedienung und umfassendem Funktionsumfang viele wesentliche Anforderungen des Praxisalltags in einem Gerät vereint. Enthaltene Funktionen sind unter anderem Faxserver, automatische Labordatenübertragung, KV-Safenet Zugang, Online-Abrechnung, eDMP, D2D, Online-Datensicherung, Fernwartung, SMS-Terminerinnerungen, Mitteilungen und vieles mehr zu kalkulierbaren und geringen Preisen.

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Arbeitsschutz per Feinstaubfilter

Neuste Forschungen haben ergeben, dass durch Laserdrucker am Arbeitsplatz eine erhebliche Feinstaubbelastung erzeugt wird, die schwere gesundheitliche Folgen haben kann. Wir empfehlen daher die Verwendung geeigneter Filtersysteme für das Belüftungssystem der betreffenden Drucker, was zu einer Reduzierung der Feinstaubausschüttung um bis zu 94% führt. Ein entsprechender Filter dient somit proaktiv der Gesundheit ihres Praxispersonals, ist schnell montiert und für nahezu jedes Druckermodell verfügbar.

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Intelligente Telefonanlagen

Die Telefonanlage ist die Schaltzentrale ihrer Kommunikation mit Patienten, Ärzten und anderen Institutionen. Ein Großteil der Patienten vereinbart vor dem Praxisbesuch telefonisch einen Termin. Eine freundliche und informative Ansage ist daher das Aushängeschild ihrer Praxis. Ein optimiertes Anrufermanagement verkürzt die Wartezeiten für den Patienten und entlastet das Praxispersonal. Über entsprechende Menüführungen können z.B. Bestellungen für Rezepte und Überweisungen automatisiert entgegen genommen werden oder Patienten direkt mit den zuständigen Ansprechpartnern verbunden werden.

Qualitätsmanagement

Zum 1. Januar 2006 ist die »Qualitätsmanagement-Richtlinie vertragsärztliche Versorgung« des Gemeinsamen Bundesausschusses in Kraft getreten. Diese schreibt die Einführung eines QM-Systems für Vertragsärzte, medizinische Versorgungszentren und Krankenhäuser vor. Die Anforderungen an ein solches System sind darin dezidiert festgelegt. Mit einer geeigneten QM-Software lässt sich die Einhaltung der Vorgaben, sowie die Erstellung und Pflege eines QM-Handbuches deutlich vereinfachen. Ziel ist es, Praxisabläufe zu optimieren, die Qualität der ärztlichen Versorgung zu verbessern und Fehler zu vermeiden.

Medizintechnik

Moderne Medizintechnik-Geräte (z.B: EKG oder Sono-Gerät) verfügen i.d.R. über Schnittstellen zum Praxisnetz oder in der Nähe befindlichen Praxiscomputern. Die Messwerte lassen sich so direkt in der Patientenkartei abspeichern und optimal weiterverarbeiten. Sowohl der Computer als auch das Medizintechnik-Gerät unterliegen dabei dem Medizinproduktgesetz (MPG). Dies schreibt detaillierte Maßnahmen zum Schutz des Patienten vor. Beispielsweise sind die Verwendung spezieller Computer und die galvanischer Trennungen von Netzteilen, Netzwerk- und Videoverbindungen vorgeschrieben. Bei Missachtung drohen Geld- und Freiheitsstrafen.

Optimierung von Netzwerk und Verkabelung

Alle elektronischen Geräte in der Praxis sind über Kabel miteinander verbunden. Im Laufe der Zeit kann so unter den Schreibtischen ein undurchsichtiges Geflecht entstehen. Wir helfen ihnen dies zu entwirren, überflüssige Kabel zu entfernen und die verbliebenen Leitungen optisch ansprechend zu verlegen. Ein Austausch einzelner Netzwerkkomponenten kann zudem ihre Datenverbindungen erheblich beschleunigen – zum Teil sogar auf das 10-fache der bisherigen Geschwindigkeit.

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Kostenlose* IT-Sachstandsanalyse

Jede Optimierung beginnt mit einer Bestandsaufnahme. Um ihnen einen Überblick über das Optimierungspotential ihrer bestehenden EDV-Anlage zu verschaffen, bieten wir ihnen die Möglichkeit einer kostenlosen IT-Sachstands-Analyse in ihrer Praxis*. Hierzu besucht Sie einer unserer Techniker direkt vor Ort. Im Anschluss erhalten sie eine ausführliche Analyse mit entsprechenden Empfehlungen und Bewertungen. Die Erstellung ist dabei für Sie völlig unverbindlich. Ziel ist es, ihnen Einsparpotentiale aufzuzeigen und dabei langfristig einen reibungslosen Praxisablauf zu gewährleisten.
 
*kostenlos bei einer Anfahrt von bis zu 75 km, danach 1 € pro Entfernungskilometer

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